Die Datenimport-Funktion ist vorgesehen um einfach einzelne- oder Massendaten hinzuzufügen. Es befindet sich auf der Linken Menu-Seite -> Daten-Import
Möglichkeiten Daten-Import
- Kopieren und einfügen über Excel
- Einfügen eines CSV Datensatzes
Import der Daten direkt aus Excel
Dazu gibt es auch ein Erklär-Video oben in der Leiste, klicken Sie auf die rote Schaltfläche:
Beispiel Excel Datei zum Download:
Wenn Sie die Daten in Excel geöffnet und selektiert haben (max. 5 Spalten können hinzugefügt werden). Eine Überschrift oder Reihenfolge müssen Sie nicht einhalten. Das Programm erkennt in der Regel von selbst die Spalten.
Danach fügen Sie die Daten einfach in das Text-Box ein:
Danach schaltet sich die Schaltfläche „Daten anzeigen“ ein. Und Sie können die Daten jetzt für den Import sichten:
Die Spalten sollten automatisch erkannt werden, wenn jedoch nicht können Sie diese per Mausklick einfach auswählen und ändern:
Danach können Sie den Daten-Import bestätigen.
Jetzt befinden sich die Daten im ungeprüften Zustand in der Stammdaten-Tabelle:
Jetzt können Sie die manuelle Prüfung durchführen (mit oder ohne PDF-Bericht):
Import von CSV – Daten
Sie können über die Schaltfläche oben die Beispiel Daten einfügen:
Danach klicken Sie auf „Daten anzeigen“:
Jetzt können Sie die Daten übernehmen:
Importverhalten
Unsere Software bietet 3 mögliche Importverhalten:
- Gleiche USt-IDs zusätzlich hinzufügen
- Gleiche USt-IDs aus Importdaten ignorieren
- Gleiche USt-IDs aus Importdaten überschreiben
Das Importverhalten ist nur relevant, im Falle das gleiche USt-ID-Nummern mit unterschiedlichen Firmen/Adressdaten mehrfach hinzugefügt würden. Es ist nicht relevant für Importe die keine Überschneidungen haben.
1. Gleiche USt-IDs zusätzlich hinzufügen
Dieses Importverhalten ist die Standardeinstellung. Beim Import würde das System sich wie folgt verhalten: Alle importierten USt-IDs samt Daten würden jedes mal als neuer Eintrag hinzugefügt werden.
Beispiel:
Grund hierfür sind Unternehmen die unter einer USt-ID Nummern mehrere Betriebe an verschiedenen Standorten besitzen oder registriert haben.
2. Gleiche USt-IDs aus Importdaten ignorieren
Bei dieser Option würden die USt-ID Nummern, die in der Stammdatentabelle schon existieren Vorrang haben, falls gleiche USt-IDs mit unterschiedlichen Daten im Import nochmals vorkommen würden diese ignoriert werden.
Der Anwendungsfall würde bestehen, wenn Sie z.B. die Stammdaten in unserer Software gepflegt haben und nicht wollen, dass diese durch verwaiste oder falsche Daten aus Ihrem System überschrieben werden.
3. Gleiche USt-IDs aus Importdaten überschreiben
Bei diesem Verhalten, haben die Daten die Importiert werden Vorrang. Falls schon eine USt-ID Nummer mit einem Datensatz in unserer Stammdatentabelle existiert würde diese durch die Importdaten komplett überschrieben.
Der Anwendungsfall würde vorliegen, wenn Sie die Daten bei sich im System aktuell pflegen und immer den aktuellen Wert Ihrer Systemdaten bei uns importieren wollen.
Komplexe Szenarien: Es bestehen durchaus komplexe Datenszenarien die durch diese 3 Importverhalten auftreten können. Falls Sie dazu Unterstützung oder Beratung benötigen, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.